Haus- und Grundbesitzerverein
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Betriebskosten: Nachzahlung als „Gretchenfrage“

Das Jahresende markiert auch häufig das Ende eines Abrechnungszeitraums zur Ermittlung, Umlage und Abrechnung der Betriebskosten. In der Beratung sind dann Fragen im Zusammenhang mit erteilten Betriebskostenabrechnungen geradezu ein „Saisonthema“. Gerade die Mieter, die dann noch nachzahlen müssen, prüfen dann ganz genau, ob die Abrechnung korrekt ist, insbesondere ob sie den gesetzlichen Voraussetzungen und den Anforderungen der Rechtsprechung entspricht.

Dabei gilt: Zeigen sich (nur) inhaltliche Fehler, so muss der Mieter trotzdem zunächst einmal zahlen (BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NZM 2008, S. 121). Er ist dann darauf verwiesen, dass er sich im Nachhinein innerhalb des Einwendungsverfahrens vom Vermieter eventuell zu Unrecht geleistete Beträge zurückholt. Abrechnungen, die aber bereits aus sich heraus nicht nachvollziehbar und die insbesondere formell fehlerhaft sind, werden gar nicht erst fällig.

Errechnete Nachzahlungssalden muss der Mieter dann auch nicht ausgleichen (§ 556 Abs. 3 BGB; dazu: BGH, Urteil vom 11.5.2016 – VIII ZR 209/15, DWW 2016, S. 213; BGH, Urteil vom 8.12.2010 - VIII ZR 27/10, NZM 2011, S. 401). In der Praxis lässt sich diese Abgrenzung nicht immer so leicht vornehmen, wie der folgende Fall zeigt:

Fall

Wohnungsmieter M erhält von Vermieter V die Betriebskostenabrechnung 2017 am 31. Dezember 2018. Sie endet mit einem Nachzahlungssaldo. Bei der Kontrolle der Heizkostenabrechnung fällt auf, dass die Nummern der Heizkostenverteiler sämtlich nicht identisch mit den in der vorjährigen Heizkostenabrechnung angegebenen Verteilernummern sind, und auch nicht mit den an den Heizkörpern ablesbaren Heizkostenverteiler-Nummern übereinstimmen. Die an den Heizkörpern montierten Heizkostenverteiler entsprechen wiederum nicht den Nummern, die in der nach Prüfung der angesetzten Verbräuche als korrekt abgehakten vorjährigen Heizkostenabrechnung ausgewiesen sind. Schließlich weichen die in der aktuellen Abrechnung angesetzten Verbräuche von den handschriftlich notierten Werten ab, die M bei der Ablesung der jetzt in Rechnung gestellten Verbrauchswerte machte.

Ist die Abrechnung trotzdem nachvollziehbar und formell ordnungsgemäß erteilt? Muss M deshalb zahlen, obwohl sich inhaltliche Fehler eingeschlichen haben könnten? Oder handelt es sich um eine formell falsche, weil nicht nachvollziehbare Abrechnung, die von M als „nicht existent“ behandelt werden kann?

Die letzte Alternative wäre zu unterstellen, wenn sich bei den ordnungsgemäß angesetzten Heizkostenverteiler-Verbrauchswerten lediglich inhaltliche Unrichtigkeiten innerhalb der Ablesung erweisen würden. Gehören aber die abgelesenen und angesetzten Heizkostenverteiler überhaupt nicht zur Wohnung, weil sie eben keinem Heizkörper in der Wohnung zugeordnet werden können und „wohnungsfremde“ Nummern tragen, dann liegt ein formeller Abrechnungsfehler vor. Denn es werden hier Kosten angesetzt, die nicht auf die Wohnung entfallen und deshalb auch keine Betriebskosten dieser Wohnung darstellen. Der geschilderte Ausgangsfall zeigt also tatsächlich einen formellen Abrechnungsfehler, wenn der Ansatz „wohnungsfremder“ Heizkostenverteiler-Werte bewiesen werden kann. M kann sich also auf fehlende Nummerngleichheit stützen. Allein sein Einwand, die aktuell angesetzten Nummern entsprechen nicht den ausgewiesenen Nummern in der Vorjahresabrechnung, ist dabei nicht stichhaltig. Denn es bleibt denkbar, dass die Heizkostenverteiler zur Wahrung von Eichfristen oder zur Reparatur aufgetretener Defekte schlicht ausgetauscht worden sind.

Spannend bleibt dann immer die Frage, wer was vorzutragen und zu beweisen hat. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat sich auch dazu klar geäußert (Urteil vom 7.2.2018 - VIII ZR 148/17, NZM 2018, 726): Der Vermieter muss Tatsachen darlegen und nachweisen, aus denen folgt, dass die angesetzten Heizkosten richtig erfasst, zusammengestellt und auf die einzelnen Mieter verteilt worden sind, wenn er als Abrechnungssaldo Betriebskosten vom Mieter nachfordert (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB).

In unserem Fall erwies sich nach der Erhebung entsprechender Einwendungen des Mieters, dass die angesetzten und abgerechneten Heizkostenverteiler-Werte tatsächlich einer anderen Wohnung zuzuordnen waren. Ergebnis: M musste nichts zahlen.

Unser Tipp

Daraus folgt als Empfehlung: Soweit möglich, sollten gefertigte Abrechnungen noch einmal auf Plausibilität, Nachvollziehbarkeit und damit auf Schlüssigkeit kontrolliert werden. Der Hinweis auf diesen Kontrollarbeitsgang, so selbstverständlich er sein sollte, lohnt sich. Denn wenn ein Vermieter seine auch formell fehlerhafte Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist für den Mieter korrigiert, kann er seinen Nachzahlungsanspruch noch durchsetzen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Korrekturen nach verstrichener Abrechnungsfrist sind zwar möglich und geboten. Führen Sie aber ebenfalls zu einem Nachzahlungssaldo, kann dieser Saldo aus gesetzlichen Gründen gegenüber dem Mieter nicht mehr realisiert werden. Das führt in unserem Fall dazu, das eine Korrektur der am 31.12.2018 für das Abrechnungsjahr 2017 zugegangenen Abrechnung nicht mehr dazu führen kann, dass eine verbleibender Nachzahlungssaldo erfolgreich beim Mieter liquidiert werden kann. Also. Lassen Sie sich nicht bis zum „letzten Tag“ Zeit mit Ihrer Abrechnung, wenn Sie Zahlungsausfälle vermeiden wollen.

Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst, Hannover/Solingen