Auswirkungen des neuen Datenschutzrechts auf Mietverhältnisse

„Tsunami Datenschutz“

Die Einführung des neuen Datenschutzrechts am 25. Mai 2018 hat auch Vermieter nicht kalt gelassen. Durch EU-weite deutlich verschärfte Regelungen und Sanktionen kam es zu einem regelrechten „Datenschutz-Tsunami“. Man kann bei Leibe nicht sagen, dass sich die Wogen im Bereich der Wohnungswirtschaft geglättet haben. Einzelne Bereiche der Auswirkungen des neuen Datenschutzrechts auf Mietverhältnisse lassen sich aber mittlerweile etwas besser konturieren.

  • So müssen Wohnungsmietverträge, die am 25. Mai 2018 bestanden haben, nicht angepasst werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (im folgenden DS-GVO) gibt das nicht vor.

  • Mietrechtlich hat sich ohnehin nichts geändert. Der Mietvertrag selbst ist auch nach neuem Recht eine zulässige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung persönlicher Daten (Art. 6 Absatz 1b DS-GVO). Allerdings muss der Mieter darüber informiert werden, welche Daten von ihm gespeichert sind, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Das mag vielen als Förmelei erscheinen. Aber so wollen es Art. 13, 14 DS-GVO. Zwar sehen diese Vorschriften nur die Information des Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung seiner Daten vor, doch werden solche Daten auch in bestehenden Mietverhältnissen laufend weiter erhoben und verarbeitet. Man denke nur etwa an Mieterhöhungen und Betriebskostenabrechnungen.

  • Betriebskostenabrechnungen und deren Überprüfung erfordern auch mitunter die Weitergabe eigener Verbrauchsdaten an andere Nachbar-Mieter im selben Haus (ausdrücklich BGH, Urteil vom 7.2.2018 - VIII ZR 189/17, juris; schon zuvor in diese Richtung: AG München, Urteil vom 21.9.2009 - 412 C 34593/08, NJW 2010, S. 78; LG Berlin, Urteil vom 17.10.2013 - 67 S 164/13, WuM 2014, S. 28; LG Berlin, Urteil vom 12.7.2013 - 65 S 142/12, GE 2013, 1143; LG Berlin, Urteil vom 13.1.2017 - 63 S 132/16, ZMR 2017, 805). Dieser Aspekt sollte schon vorbeugend in die entsprechenden Informationen mit eingefügt werden.

  • Wohnungsmietverträge, die ab dem 25. Mai 2018 abgeschlossen werden, sollten eine ausführliche Datenschutzerklärung beinhalten. „Beinhalten“ sollte dabei nicht wörtlich verstanden werden. Eine Anlage zum Mietvertrag, die unzweifelhaft auf den Hauptvertrag Bezug nimmt und die gesondert von den Parteien zu unterschreiben ist, ist die bessere Form.

  • Über die datenschutzrechtlichen Auswirkungen auf Gewerbemietverträge und Geschäftsraummietverträge liest man dagegen so gut wie nichts. Einerseits geht es bei der DS-GVO um den Schutz personenbezogener Daten, nicht unternehmensbezogener Daten von Firmen, Vereinen, Gesellschaften und Genossenschaften als Mieter. Andererseits steht aber hinter jedem Konzernverbund ein gesetzlicher Vertreter. Selbst wenn diese gesetzlichen Vertretungsverhältnisse gesellschaftsrechtlich in einer „Kette“ gestaffelt sind wie zum Beispiel bei der GmbH & Co. KG, bei der Geschäftsführerin der KG die GmbH ist, steht am Ende dieser Kette meistens eine natürliche Person, in unserem Beispiel eine bestimmte Person als Geschäftsführer der GmbH. Deren persönliche Daten finden ebenso Eingang in den Vertrag, was dafür spricht, den weiten Schutzzweck des Datenschutzrechts (hier: Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) zu berücksichtigen und deshalb datenschutzrechtliche Vorschriften und Regeln auch bei diesen Vertragsformen zu berücksichtigen (in diese Richtung auch Kühling/Buchner-Klar/Kühling, DS-GVO/BDSG, 2. Auflage, 2018, Art. 4 DS-GVO, Rn. 4).

Was gilt es zu beachten?

Die Einwilligungserklärung

Nach dem bisherigen Recht glaubte man immer, mit einer Einwilligungserklärung dessen, der seine persönlichen Daten zur Verfügung stellt, sei man datenschutzrechtlich sauber und in jedem Fall „aus dem Schneider“. Das stimmt so heute nur noch eingeschränkt.

Zunächst: Eine Einwilligung kann zwar noch einen Rechtfertigungsgrund zur Datenverarbeitung auch nach dem neuen Recht darstellen, doch ist sie in keiner Weise belastbar, sondern außerordentlich fragil. Denn sie kann jederzeit formlos widerrufen werden. Nimmt man nun den Aspekt hinzu, dass den Datenverarbeiter - also der Vermieter - jederzeit eine Rechenschafts- und Nachweispflicht zur rechtskonformen Datenverarbeitung trifft, liegt es auf der Hand, dass das mit einer Einwilligung in aller Regel nicht zu bewerkstelligen ist. Da neben der Einwilligung gesetzlich akzeptiert als Rechtfertigungsgründe auch die zur Vertragsanbahnung und zum Vertragsabschluss erforderlichen persönlichen Daten, sowie persönlichen Daten zur Erfüllung und Abwicklung abgeschlossener Verträge und schließlich auch das Gesetz selbst zählen, benötigt man die Einwilligung im Zweifel nicht. Man sollte deshalb aufgrund ihrer mangelnden Validität von ihrer Verwendung abrücken.

Neue Mietinteressenten, Wohnungsbewerber und Homepagebesucher müssen rechtzeitig vor der Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch Informationsschreiben und Datenschutzerklärungen informiert werden. Eingeholte Mieterselbstauskünfte müssen datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen (vgl. insbes. die Hinweise der DSK-Datenschutzkonferenz – „Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen“, Version 0.6, Stand 30.01.2018.).

Dann zum Begriff der Auftragsverarbeitung

Im Grundmodell geht das neue Datenschutzrecht davon aus, dass der Datenverarbeiter die personenbezogenen Daten direkt beim Betroffenen erhebt. In der Praxis ist das häufig anders. Dann werden Dritte vom Vermieter mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Mieter beauftragt. Folglich heißen sie „Auftragsverarbeiter“. Ihre Rechte und Pflichten müssen in einem „Auftragsdatenverarbeitungsvertrag“ (Art. 28 DS-GVO) geregelt und dokumentiert werden. Der Vermieter muss trotzdem nicht mit allen seinen Geschäftspartnern solche Verträge abschließen. Notwendig ist das dann, wenn der Auftragnehmer auf Weisung des Vermieters und nicht selbstständig handelt (z. B. Messdienstunternehmen, IT-Dienstleister). Wird der Auftrag jedoch eigenverantwortlich ohne Weisungsbefugnis des Vermieters im Einzelnen durchgeführt, liegt eine Datenverarbeitung im Auftrag nicht vor. Das kommt zum Beispiel bei Steuerberatern infrage, weiter bei Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Inkassounternehmen, Wohnimmobilienverwaltern etc.). Immer bleibt aber eine schriftliche Verpflichtungserklärung zur datenschutzrechtlichen Verschwiegenheit Pflicht.

Unterschiedlich beantwortet wird die Frage für den Postversand, die Beauftragung von Handwerkern mit Instandhaltungs- und Modernisierungsarbeiten, oder zum Beispiel mit Gebäudereinigern. Einerseits wird darauf abgestellt, dass es sich hier nur um die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen handelt, wobei die Personaldaten der Mieter nur für die Durchführung eines Auftrags benötigt werden, jedoch nicht explizit einer Verarbeitung unterzogen werden; andererseits kann es keinem Zweifel unterliegen, dass der Begriff der Datenverarbeitung nach neuem Recht erheblich weiter gefasst ist und schon die Datenerhebung und Weitergabe an einen Dritten ausdrücklich mit umfasst (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO). Im Zweifel sollte man deshalb über einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag verfügen und die Mieter entsprechend am besten schon in der allgemeinen Informationserklärung vorweg gezogen über die Möglichkeiten einer Datenverarbeitung in diesen Sachverhalten unter Nennung der entsprechenden Rechtsgrundlage (Durchführung des Mietvertrags) unterrichten.

Unter den Landesdatenschutzbehörden ungeklärt ist bislang noch, ob die Durchführung und Abwicklung von Mietverträgen als anerkannter Rechtsgrund auch die Weitergabe von Kontaktdaten der Mieter an Handwerker zur Terminvereinbarung von Instandhaltungsaufträgen abdeckt oder ob hierzu eine eigene Einwilligungserklärung der betroffenen Mieter notwendig ist. Hier kann man sich mietrechtlich auf den Standpunkt stellen, dass die Instandhaltung der Mietsache mit zu den Hauptpflichten des Vermieters gehört, deshalb als Rechtsgrundlage die Durchführung des Mietvertrags und auch die gesetzliche Pflicht aus § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB greift, und deshalb auf die Einwilligung selbst verzichtet werden kann.

Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst, Hannover/Solingen