Betriebskosten

Fristen entscheiden über „Wohl und Wehe“

Beim Thema „Betriebskostenabrechnung“ gibt es ein ganzes Bündel unterschiedlich wirkender Fristen, die schließlich darüber entscheiden, ob der Mieter nachzahlen muss oder nicht. Zu unterscheiden sind

  • der Abrechnungszeitraum,
  • die sich anschließende Abrechnungsfrist für den Vermieter über diesen Zeitraum,
  • die Widerspruchsfrist für den Mieter gegen erteilte Abrechnungen,
  • die Zahlungsfrist im Falle errechneter Nachzahlungen,
  • die Frist für die Auszahlung eines errechneten Guthabens, und schließlich
  • die Verjährungsfrist für Ansprüche des Mieters und des Vermieters.

Wirkungsweise und Bedeutung dieser einzelnen unterschiedlichen Fristen lassen sich wieder am besten an einem Beispielsfall zeigen:

Krankheitsbedingt rechnet der Vermieter mehrjährig über die Betriebskosten nicht ab. Die Abrechnung für die Jahre 2016, 2017, 2018 und 2019 stehen noch aus. Der Mieter fordert die Abrechnungen ein. Sie werden am 15.1.2021 erteilt und enden jeweils mit einem Nachzahlungssaldo zulasten des Mieters. Was gilt jetzt? Vor allem: Muss der Mieter nachzahlen?

Abrechnungszeitraum

So wird der Zeitraum bezeichnet, in dem Vorauszahlungen erbracht worden sind und über den jetzt im Hinblick auf angefallene Betriebskosten abgerechnet werden muss. Er beträgt maximal 12 Monate und entspricht in den meisten Fällen dem Kalenderjahr, kann aber auch zum Beispiel an die Heizperiode angebunden werden (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

Abrechnungsfrist für den Vermieter über diesen Zeitraum

Ist der Abrechnungszeitraum zu Ende, muss der Vermieter dem Mieter die Betriebskostenabrechnungen ab dem genannten Stichtag innerhalb eines weiteren Jahres zukommen lassen. Ist dieses Jahr überzogen, muss der Vermieter zwar weiterhin abrechnen, der Mieter aber einen etwa errechneten Nachzahlungssaldo nicht mehr ausgleichen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ausnahme: Der Vermieter hat den verspäteten Zugang weder selbst zu verschulden noch das dafür ursächliche Verhalten dritter Personen zu verantworten.

Nicht selbst zu verschulden und auch nicht zu verantworten hat es der Vermieter, wenn zum Beispiel Energieversorger verspätet abrechnen oder wenn die Gemeinde zum Beispiel die Grundsteuer rückwirkend erhöht. Erhält der Vermieter dann die Abrechnungen, muss er allerdings innerhalb von 3 Monaten handeln (BGH, Urteil vom 26.7.2006 - VIII ZR 220/05, juris).

Daraus folgt bezogen auf unseren Ausgangsfall: Die Abrechnung für das Jahr 2016 hätte dem Mieter spätestens bis zum 31.12.2017 nachweisbar zugestellt werden müssen, die Abrechnungen für die Jahre 2017 2018 und 2019 jeweils mit dem gezeigten Turnus ein Jahr später, also zum Beispiel für das Jahr 2019 spätestens bis zum 31.12.2020.: Da die Betriebskostenabrechnungen aber erst jetzt im Jahre 2021 zugehen, muss der Mieter die errechneten Nachzahlungssalden für die Vorjahre jeweils nicht ausgleichen. Geschieht das ohne Kenntnis dieser Rechtslage doch, kann der Mieter eine geleistete Nachzahlung wieder zurückverlangen (BGH, Urteil vom 18.1.2006 - VIII ZR 94/05, juris).

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Widerspruchsfrist für den Mieter gegen erteilte Abrechnungen

Ist die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zugegangen, so hat er wiederum ein Jahr Zeit, um die Rechnung auf formelle und inhaltliche Fehler zu prüfen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach sind ihm Einwendungen gegen die Abrechnung abgeschnitten, es sei denn, er kann für seine verspätete Reaktion nichts.

Im Zuge seiner Einwendungsfrist steht dem Mieter das Recht auf Einsicht in die Belege zu, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen. Dies umfasst auch die Zahlungsbelege (BGH, Urteil vom 9.12.2020 - VIII ZR 119/18, juris). Werden dabei Fehler entdeckt und gerügt, muss die Abrechnung bei formellen Fehlern neu erstellt werden.

Für den Ausgangsfall bedeutet das, dass es für den Lauf der Widerspruchsfrist - selbstverständlich - nicht auf das Ende des Abrechnungszeitraums, sondern auf den Zugang der Betriebskostenabrechnung ankommt. Denn nur dann, wenn er die Abrechnung kennt, kann er sie prüfen. Handelt es sich also um die Betriebskostenabrechnungen für den Zeitraum 2016 bis 2019 und gehen diese Abrechnungen beim Mieter erst am 15. Januar 2021 ein, so hat er von da ab gerechnet 12 Monate lang Zeit, um eventuelle Einwendungen zu prüfen und der Abrechnung zu widersprechen. Diese Frist endet dann mit Ablauf des 15. Januar 2022.

Zahlungsfrist im Falle errechneter Nachzahlungen

Vorweg zu schicken ist, dass Mieter insbesondere bei errechneten Nachbelastungen genauer hinschauen und Einwendungen gegen eine erhaltene Abrechnung prüfen. Dies berührt ihre Zahlungspflicht zunächst nicht. Machen sie aber ein Einsichtsrecht in die zugrundeliegenden Abrechnungsbelege geltend, so müssen sie solange nicht zahlen, wie Belegeinsicht nicht gewährt wurde (BGH, Urteil vom 7.2.2018 - VIII ZR 189/17; BGH, Urteil vom 10.4.2019 - VIII ZR 250/17, jeweils juris). Denn solange gesteht der Bundesgerichtshof ein Zurückbehaltungsrecht im Hinblick auf den geforderten Nachzahlungssaldo zu.

Wird Belegeinsicht nicht gefordert oder wird diesem Anspruch des Mieters durch den Vermieter genüge getan, so ist zu unterscheiden:

Inhaltlich falsche Abrechnungen (materielle Fehler) müssen dann binnen 30 Tagen ausgeglichen werden (§ 286 Abs. 3 BGB; BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NJW 2008, 508 = NZM 2008, 121 = ZMR 2008, 196); formell falsche Abrechnungen, die den gesetzlichen Mindestanforderungen schon nicht entsprechen, müssen nicht bedient werden. Hier muss der Vermieter im Gegenteil eine neue Abrechnung erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Lastet ein formeller Mangel nur auf einzelnen Betriebskostenarten und lassen sich andere „nicht infizierte“ Positionen unschwer herausrechnen, bleibt die Abrechnung insoweit formell wirksam (Teilbarkeitslehre; BGH, Urteil vom 14.2.2007 – VIII ZR 1/06, NJW 2007, 1059 = NZM 2007, 244; dazu Streyl, NZM 2007, 324). Es kann sich ein Nebeneinander von wirksam und unwirksam abgerechneten Positionen ergeben. Ergibt sich bereits aus den ordnungsgemäß abgerechneten Positionen ein Nachzahlungssaldo, bleibt er als Nachzahlungsforderung erhalten.

Muss der Mieter zahlen, so ist er auf die nach 30 Tagen eintretenden Verzugsfolgen besonders hinzuweisen, wenn er Verbraucher ist (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB, 2. Halbsatz). Das ist bei privaten Wohnungsmietern so durchweg anzunehmen, nicht bei gewerblichen Mietern. Ein entsprechender Hinweis in der Betriebskostenabrechnung mit datenmäßigem Zahlungsziel sollte also nicht fehlen. Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters verjährt nach 3 Jahren (zu den Einzelheiten siehe unten)

Frist für die Auszahlung eines errechneten Guthabens

Bekommt der Mieter als Abrechnungsergebnis ein Guthaben zurück, so muss auch der Vermieter binnen 30 Tagen auszahlen. Sein Auszahlungsanspruch unterliegt keinerlei Ausschlussfristen (BGH, Urteil vom 9.4.2008 - VIII ZR 84/07). Auch der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung zu viel geleisteter Betriebskostenvorauszahlungen verjährt in 3 Jahren (zu den Einzelheiten siehe unten).

Verjährungsfrist für Ansprüche des Mieters und des Vermieters

Auf die „Regelverjährung“ für Ansprüche des Vermieters auf Nachzahlung von Betriebskosten und für Ansprüche des Mieters auf Rückzahlung von Betriebskostenguthaben wurde bereits hingewiesen (§§ 195,199 Abs. 1 BGB). Die Verjährung beginnt am Ende des Jahres (Silvesterregel), in dem der Anspruch entstanden und fällig geworden ist und in dem der Berechtigte Kenntnis über die zugrunde liegenden Tatsachen gewonnen hat, oder hätte gewinnen müssen.

Auf den Ausgangsfall bezogen bedeutet das:
Da die Abrechnungen für den Zeitraum 2016 bis 2019 am 15.1.2021 dem Mieter zugingen, hat der Vermieter wie bereits ausgeführt keinerlei Nachzahlungsansprüche. Ein Anspruch, der nicht besteht, kann natürlich auch nicht verjähren.

Unterstellt, die Abrechnungen hätten (teilweise) mit einem Guthaben für den Mieter geendet, würde dieser Anspruch im Jahre 2021 entstehen und fällig werden. Der Mieter hätte durch die Betriebskostenabrechnung entsprechende Kenntnis. Die Verjährungsfrist würde am 31.12.2021 zu laufen beginnen. Sie würde am 31.12.2024 enden. Erst ab dem 1.1.2025 könnte der Vermieter dann den Rückzahlungsansprüchen des Mieters die Einrede der Verjährung entgegenhalten.

Bezogen auf den Ausgangsfall kommt eine Besonderheit hinzu: Denn der Vermieter hatte krankheitsbedingt über einen recht langen Zeitraum nicht abgerechnet. Auch unter Verjährungsgesichtspunkten stellt sich deshalb die Frage, wie lange der Mieter seinen Anspruch auf Erteilung einer Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB) erfolgreich gegen den Vermieter durchsetzen kann.

Nochmals: Die Abrechnungsfrist nach Ende des Abrechnungszeitraums beträgt 12 Monate. Erst nach Ende des Abrechnungszeitraums wird der Anspruch des Mieters auf Erteilung einer Abrechnung also fällig.

Das bedeutet für unseren Ausgangsfall:
Die Abrechnung für das Jahr 2016 hätte bis zum 31.12.2017 beim Mieter vorliegen müssen. Sein Abrechnungsanspruch wird dann am 1.1.2018 fällig. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, also ab dem 31.12.2018, zu laufen. Sie endet 3 Jahre später, also am 31.12.2021. Bis dahin muss der Mieter durch eine Klage auf Abrechnung den Lauf der Verjährungsfrist unterbrochen haben. Ansonsten kann der Vermieter dem Anspruch ab dem 1.1.2022 die Einrede der Verjährung entgegenhalten. Für die nachfolgenden Abrechnungszeiträume verschieben sich die Daten dann nach dem gezeigten Procedere entsprechend nach hinten.

Erst nach erstellter Betriebskostenabrechnung wird ein etwaiger Rückzahlungsanspruch des Mieters fällig (BGH, Beschluss vom 19.12.1990 – VIII ARZ 5/90, NJW 1991, 836; OLG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 17. Januar 2006 – 9 U 106/05, NZM 2006, 630; LG Magdeburg, Urteil vom 07.9.2005 – 5 O 2446/04 –, juris, Rn. 25 der Entscheidungsgründe), was in unserem Beispiel des Zugangs der Abrechnung für 2016 am 15.1.2021 dessen Verjährungsfrist am 31.12.2021 beginnen und am 31.12.2024 enden lässt. Der Anspruch würde dann erst ab dem 1.1.2025 mit der Verjährungseinrede „gekontert“ werden können.

Verwirkung

Und zum guten Schluss noch ein wichtiger Aspekt: die Verwirkung von Ansprüchen im Zusammenhang mit mehrjährig nicht erteilten Betriebskostenabrechnungen. Von der Verwirkung eines Anspruchs ist auszugehen, wenn er innerhalb längerer Zeit nicht geltend gemacht worden ist (Zeitmoment) und wenn sich der Verpflichtete aufgrund des Verhaltens des Berechtigten darauf einstellen durfte, dass er mit entsprechenden Rechten oder Forderungen auch nicht mehr konfrontiert wird (Umstandsmoment). Ein bloßes „Nichtstun“ wird von der Rechtsprechung in aller Regel nicht als Umstandsmoment gewertet und schon deshalb eine Verwirkung in Abrede gestellt (so OLG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 17. Januar 2006 – 9 U 106/05, NZM 2006, 630, Rn. 26 der Entscheidungsgründe nach juris; einschränkender: LG Berlin, Urteil vom 16.10.2001 - 64 S 158/01). Ebenfalls wird es negativ gewertet, wenn sich derjenige auf Verwirkung als Unterfall des Gebots von Treu und Glauben (§ 242 BGB) beruft, der den Vertrag selbst verletzt hat. Das ist hier in unserem Beispiel unter Umständen der Vermieter, der seiner Abrechnungspflicht nicht nachgekommen ist. (so OLG Sachsen-Anhalt, Urteil vom 17. Januar 2006 – 9 U 106/05, NZM 2006, 630, Rn. 26 der Entscheidungsgründe nach juris). Allerdings war er unverschuldet krank, sodass von einer vorwerfbaren Verletzung des Mietvertrags nicht ausgegangen werden kann. Ergebnis aus Sicht „unseres Vermieters“: Es zeigt sich dann der Einwand einer Verwirkung als „letzte Notbremse“; dies vor allem deswegen, weil die Verwirkung auch innerhalb noch laufender Verjährungsfristen den Anspruch zu Fall bringen kann.

Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst, Hannover/Solingen